Aby można było skutecznie dokonać działu spadku u notariusza, czyli zniesienia współwłasności między spadkobiercami należy najpierw uzyskać formalne prawo nabycia spadku, co jest możliwe wyłącznie albo w drodze postanowienia sądu, albo poprzez notarialne poświadczenie dziedziczenia. Drugi spośród podanych sposobów jest z pewnością dogodniejszy, z uwagi na zdecydowanie szybszy proces działania kancelarii notarialnej.
Postępowanie spadkowe jest więc zawsze pierwszym etapem, który należy wykonać, jeśli planuje się rozdzielić spadek, aby np. jeden ze spadkobierców stał się wyłącznym właścicielem konkretnego składnika majątku spadku. Akt poświadczenia dziedziczenia (bądź równoważne z APD postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku) stanowi również podstawę prawną do czynności związanych choćby z wypłatą pieniędzy z konta bankowego osoby zmarłej. Nie należy zatem lekceważyć przeprowadzenia postępowania spadkowego, gdyż jest ono nie tylko koniecznym etapem poprzedzającym dział spadku, ale także jest niezbędnym procesem, aby umożliwić wykonanie po śmierci spadkodawcy wiele prozaicznych czynności.
Postępowanie spadkowe przeprowadzane przez notariusza składa się łącznie z kilku aktów notarialnych (oczywiście następujących kolejno po sobie podczas jednej wizyty). W sytuacji, gdy sporządzany był testament, należy uprzednio okazać jego wypis i pierwszym aktem, który zostanie odczytany przez notariusza będzie „Protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu”. Następnie jeśli nie upłynęło 6 miesięcy od chwili śmierci zostanie odczytane „Oświadczenie o przyjęciu spadku”. Wspomniany półroczny termin jest także ewentualnym terminem na złożenie oświadczenia o odrzuceniu spadku. Kolejnym aktem notarialnym jest „Protokół dziedziczenia”. Niezbędne jest m. in. przy jego sporządzaniu okazanie dokumentów tj. akty urodzenia spadkobierców, zaświadczenie o nr PESEL osoby zmarłej, akty małżeństwa. Najważniejszym aktem spośród całego postępowania spadkowego jest „Akt poświadczenia dziedziczenia” (odczytywany po protokole), o którego to wypisy spadkobiercy są najczęściej proszeni przy załatwianiu spraw np. w różnych instytucjach. Krótki, zawierający zazwyczaj niecałe dwie strony akt stanowi o najistotniejszym, czyli potwierdza w jakich częściach określeni spadkobiercy nabyli spadek. Wspomniane APD notariusz obowiązany jest niezwłocznie po odczytaniu zarejestrować w Rejestrze Spadkowym, następnie umieszczana jest odpowiednia adnotacja w akcie. Co do zasady ostatnim aktem jest „Oświadczenie”, które dotyczy nieruchomości. Jeżeli zmarły był właścicielem jakiejkolwiek nieruchomości, która posiada nr księgi wieczystej, spadkobiercy w takim akcie oświadczają o posiadaniu takich nieruchomości bądź ich braku.
Koszt całego postępowania spadkowego u notariusza jest zależny od dokładnej ilości stron danego aktu oraz ilości pobranych wypisów. Niemniej wyniesie on kilkaset złotych, a praktyka ukazuje, iż jest to najczęściej powyżej 400 złotych. Należy mieć na uwadze fakt, iż notariusz przeprowadzi postępowanie spadkowe tylko, jeżeli wszyscy spadkobiercy są zgodni i stawią się jednocześnie u notariusza na takim postępowaniu.
Jak wynika z powyższego uzyskanie notarialnego poświadczenia dziedziczenia lub zamiast niego w przypadku wybrania drogi sądowej – postanowienia sądu, które stwierdza nabycie spadku rozpoczyna w ogóle de facto każdą sprawę spadkową, a dział spadku dokonywany, gdy liczba spadkobierców jest większa niż jeden znajduje się dopiero w drugim stadium rozwiązania kwestii spadkowych, ponieważ niezbędnym warunkiem działu spadku u notariusza jest wykazanie podstawy nabycia spadku osiągniętego właśnie dzięki przeprowadzeniu postępowania spadkowego.